webassist複合機を導入したいと考えているけど、どの機種を選んだらよいかわからない、複合機なんてどれを選んでも一緒ではないかと考えている方が多いのではないでしょうか。しかし複合機は機種によってさまざまな便利機能を持っているものがあるのです。
この便利機能を活用すれば、業務の効率化や経費の削減につながることもあります。そこで今回は複合機の便利機能をスキャンデータの便利機能、FAXの便利機能、その他の便利機能に分けて紹介します。
目次
1.スキャンデータを利用した便利機能とは？
複合機の便利機能には、スキャンデータを利用した便利機能があります。例えばスキャンしたデータをメールで送る場合、一度パソコンなどにデータを取り込んでから相手にメールを送ることが多いですが、E-mail 送信スキャンという機能を利用すれば、スキャンしたデータをそのまま相手へ送信することができます。
この機能を利用するには複合機にIPアドレスを設定して、送信するメールアドレスを登録しておく必要があります。これらの設定や登録をしておけば、スキャンしたデータをスマートフォンに素早く送信することが可能です。
他にもスキャンデータを利用した便利機能に、社内で共有しているハードディスクやフォルダに直接取り込むことができる共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャンという機能があります。共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャンの機能ではスキャンしたデータのファイル名を複合機で付け共有フォルダに取り込むことができます。
自分が利用しているローカルパソコンではなく、共有パソコンに取り込むことができるので、社内で情報を共有しやすくなります。この機能を利用すれば、社内で情報を共有したい場合、紙での配布やメール送信の手間がなくなります。
2.FAXの便利機能はどんなものがある？
複合機のネットワークでFAXを受信した場合、従来の複合機だと印刷をしないとその内容を確認することはできませんでした。しかし最近の複合機は受信データの画像確認や見てから送信機能という便利機能が付いている機種があります。
受信データの画像確認という機能は、印刷しなくても内容を確認することができる機能です。印刷しなくても内容を確認できるこの便利機能は、必要のないFAXを印刷しなくても済むので、用紙代や保守料金の費用を抑えることができます。拡大表示もできるので、しっかり確認してからこのFAXは必要か必要でないを決められます。
見てから送信という機能は、FAXを送るときに便利な機能です。この機能はFAXを送る前に読み込んだ原稿内容を確認することができます。見てから送信の機能を利用すれば、原稿の表や裏を間違えるなどのミスを防げます。
これらのネットワークの便利機能は、新しい機能なので、この機能を利用できる機能は少ないのが現状です。複合機を買い替えようと考えている場合にコストパフォーマンスを重視しているのであれば、受信データの画像確認や見てから送信機能などの便利機能が付いている機種を選ぶのがいいでしょう。
3.その他の便利機能とは？
スキャンデータを利用した便利機能やネットワークによる便利機能以外にも、複合機には他にもさまざまな便利機能を持っています。カードスキャン機能は、免許証やタイムカードなど裏表があるものを別々にスキャンして1つの用紙にまとめることができる機能です。
この機能を利用すれば免許証やタイムカードなどをたくさんスキャンしなければならない時に、手間を省くことができます。また1枚の用紙にまとめてコピーすることができるので、用紙や保守料金の削減にもなります。
スキャンしたPDFの文字が薄くて見づらい時に利用できる便利機能に黒文字重視PDF機能という機能があります。新聞や雑誌などをスキャンしてPDF文書にした時に、文字が見やすくなるように視認性を高める処理を行っている機能です。
パソコンのスキャナ環境が整っていない時に便利な機能に、USBメモリースキャンがあります。USBメモリースキャンはスキャンしたファイルをUSBメモリーに直接スキャンすることができます。パソコンを使わないので、スピーディーにスキャンしたファイルをUSBメモリーに直接スキャンすることが可能です。
これらの便利機能がある複合機であれば業務の効率化にもつながるでしょう。
4.まとめ
このように複合機にはさまざまな便利機能を持った機種があります。さまざまな便利機能を持った機種だと、初期費用が高くなってしまう場合がありますが、業務の効率化や保守料金などの節約にもつながるので、導入するメリットは大きいのではないでしょうか。
すべての機能を揃えた機種を導入するのが難しいのであれば、社内で必要だと思う機能が付いている機種を選ぶようにしましょう。効率を重視するかコストを重視するかよく考えてから導入することがポイントです。