webassist現在、複合機には様々な便利機能が備わっており、企業にとって複合機は作業の効率化という点で必要不可欠な存在となっていると言えます。
一方で、複合機がネットワークと繋がっている事で、重要な情報などが外部に流出してしまうリスクも高くなっているとも言われています。
そんな中、複合機にセキュリティ機能が搭載されていても使いこなせていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は複合機において、便利なセキュリティ機能などを紹介します。
目次
1.情報漏洩を防いでくれる便利なセキュリティを紹介
複合機には、セキュリティに関連した便利機能が搭載されており、その一つがドキュメントコントロールです。ドキュメントコントロールとは、FAX受信した用紙や印刷した用紙などにドキュメントパターンコントロールと呼ばれるものを埋め込んでプリントするセキュリティ機能です。
埋め込まれたドキュメントコントロールパターンで印刷した用紙を再びドキュメントコントロール機能が搭載されている複合機で読み込もうとすると複合機が停止する仕組みとなっています。ドキュメントファイリングやFAX送信などの再操作が不可能になるため、外部への情報漏洩を防ぐ事ができます。
次に紹介するセキュリティ機能はユーザー/IC カード認証です。この機能は、複合機にあらかじめユーザー認証を設定しておき、ICカード又はパスワード入力によってログインしたユーザーのみが複合機を使用できるようになっています。
個人情報など大量のデータを保存している複合機は、誰もが容易に使えてしまうと情報が外部に流出するリスクは高まってしまいます。そこでこのユーザー/IC カード認証の機能を用いればセキュリティレベルは上がり、情報漏洩といったリスクの減少が期待できるでしょう。
2.セキュリティレベルの向上が期待できるミラーリンクキット
他にも複合機には便利なセキュリティが備わっており、ミラーリンクキットもその一つです。ミラーリンクキットとは、万が一重要なデータが入っているハードディスクが破損しても別のハードディスクにデータが保存され、継続して複合機を稼働させる事ができる機能です。
複合機内にあるミラーリング基盤によってデータを２つのハードディスクに同時に書き込み、片方のハードディスクが破損した際には、バックアップとして備わっているもう片方のハードディスクにデータが読み込まれる仕組みとなっています。
この機能が初めから搭載されている複合機はほとんどなく、オプション機能として位置づけられていますが、搭載すればセキュリティレベルの向上は大きく期待できると言えます。
また多くの複合機には過去の印刷履歴や印刷情報を記録しておく機能が備わっています。機種によって記録の内容は異なってきますが、複合機がネットワーク接続されている場合、印刷を依頼したパソコンのIPアドレスやファイル名などを記録する機種もあります。
さらに機種によっては、累計の印刷数を示してくれるカウンタ機能が備わっている複合機も存在しています。カウンタ機能は中古の複合機を購入する場合、その複合機の状態を知る事ができる判断材料となるので、中古販売においては必要不可欠な要素となっているようです。
3.便利な「スキャン・共有」機能を紹介
複合機は「スキャン・共有」に関しても様々な便利機能をもっています。E-mail 送信スキャンもその内の一つで、この機能は相手先の電子メールに複合機のスキャナで読み取ったデータをそのまま送信できる便利機能です。
あらかじめ複合機にIPアドレスを設定し、送信先のメールアドレスを登録すれば、文書データをスマホなどの携帯端末に素早く送信する事も可能なので、仕事内容によっては重宝されやすい機能と言えるでしょう。
また多くの複合機には、スキャナで読み取った文書データをPDFに変換してくれる機能が搭載されており、この機能はエクセルやワードで作成した文書をPDFに変換する事も可能です。PDFに変換したファイルはメールで送信する事ができ、FAXする手間を省いてくれるので仕事の効率アップも可能となるでしょう。
他にも複合機には「共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン」と呼ばれる機能も備わっています。複合機で読み込んだデータを不特定多数で共有しているフォルダなどに直接取り込んでくれる機能です。
ネットワーク上の自分のパソコン内のフォルダだけでなく、共有フォルダにも保存できるので、容易に情報の共有化ができるというメリットがあります。
4.まとめ
セキュリティ面においても複合機には様々な便利機能があるという事がお分かり頂けたのではないでしょうか。現在、多くの企業では外部への情報流出を防ぐために早急な対策が迫られていると言えるでしょう。
あらゆる対策法が考えられる中で、パソコンや複合機などハード面でもセキュリティ技術を上げる必要性は日々高まってきているとも言われています。もし企業のセキュリティを向上させたいのであらば、一度新しい複合機の購入を検討してみてはいかがでしょうか。