webassist今やオフィスには欠かせないIT機器であるのが複合機です。複合機はその名の通り、コピー、プリンター、FAXなどの機能が１つの機械の中に入っているもの。
様々な機能が入っているために、なかなか全ての機能を把握できず、使いこなせていないと感じる人も多いのではないでしょうか。
また、複合機の機能も日々進化しているのです。
その複合機の便利機能やオプションを知ることで、コストを削減したり、仕事をよりスムーズに進められたりすることに繋がります。
目次
1.複合機の便利機能
複合機の基本機能は、コピー、プリンター、FAX、スキャナー、セキュリティなどです。これらの基本機能の中にもさらに便利な機能が隠されています。しかし、複合機はメーカーも機械の種類もさまざまです。
基本の機能は各メーカーほぼ同じですが、便利な機能はメーカーや機種によって違います。ここでは一般的にオフィスの中で便利だと感じている便利機能を紹介します。
複合機の使用の中で一番使用頻度が高いと言われているのがコピー機能です。
すでにプリントしてある書類をコピーする他に、「移動コピー」という機能があります。これは、新たに読み込んだ原稿をすでにプリントしてある書類の任意の余白部分に原稿画像を移動させてコピーする機能です。原稿の空いているスペースに写真などを挿入する際に便利です。
混在原稿と言われる、サイズがバラバラの用紙もサイズごとに分ける必要はなく、そのままコピーすれば、自動的に各々原稿サイズでコピーできます。
また、免許証のコピーなど、裏表のある原稿を１枚の用紙に収めたい場合にも、カードスキャン機能を使えば、１枚の用紙内にコピーできるので、コスト削減になる他、持ち運びや保管の際にもかさばらずにスペースの削減にも繋がります。
反対に、電話メモや小さなチラシを作りたい時など、１枚の原稿を同じ用紙にたくさんコピーしたい場合も対応した機能もあります。カードスキャン機能以外にも、複数枚の原稿を一枚に縮小してまとめてコピーができる機能もあります。
続いて、プリンターの便利機能。
メーカーによっては、USBを直接複合機に繋ぎ、USBの中に入っているデータをプリントすることができます。また、直接複合機にデータを保存し、プリントすることもできます。頻繁に使用する書類などはパソコンやUSBなどに記憶させる必要がなく、時間の削減に繋がるでしょう。
FAX機能も従来のFAX機能から大きく進歩しています。
スキャンした原稿をインターネット環境を利用してFAXすることができる複合機がほとんどで、通信費の削減に繋がります。FAXを受信する際にも、インターネット環境を利用して受信する内容を一度PCに取り込んで、内容を確認してからプリントアウトすることができる機械もあり、用紙の無駄を省けます。
スキャナー機能も、スキャンした原稿をPCだけでなく、USBメモリに取り込むことができたり、スキャンしたデータをそのままEmailで送信できたりと時間の削減に繋がる機能があります。
最近特に重要視されているのがセキュリティの機能です。機密文書や重要文書などはあらかじめ、セキュリティ設定をしてコピーをすれば、複合機がそのデータを記憶し、重要文書の不正コピーや情報漏洩を防ぐことができます。
2.複合機のオプション
複合機のオプションもメーカーによって違い、多岐にわたります。このオプションも、メーカーや機械の種類によってさまざまです。
例えば、複合機でスキャンした紙のデータを電子データに変換する機能。WordやExcelなどの多様なフォーマット、日本語以外にも多様な言語に対応したものもあります。
無線LANに対応するというオプションもあります。オフィス内にはPC以外にもスマートフォンやタブレット端末などモバイル機械も多く使われています。モバイル端末と複合機を繋ぎ、複合機をより幅広い端末から活用することもできるオプションです。
ICカードリーダーを複合機にオプションとして付加することもできます。これはセキュリティ面を考えたもので、ICカード認証することで利用者を管理し、安全なオフィス環境を作ることに役立ちます。管理者を限定することで、私的利用ができなくなりコスト面の削減に繋がる可能性もあります。
その他、デジタルカメラからの画像を複合機と接続しプリントできたり、複合機のメモリ容量を上げることもできます。また、メーカーによっては複合機にプラズマクラスターイオン発生装置を付け、オフィスの空気を綺麗にするというユニークなオプションもあります。
3.まとめ
複合機の便利機能やオプションはメーカーによって異なります。複合機の中には新しい機能もどんどん入っています。新しく買い換えるときなどは、メーカーや機種をそれぞれ比較検討することが必要です。
最近の複合機で共通して言えることは、セキュリティ面を考慮した設計になっているものが多いことです。複合機の便利機能やオプションを活用することで、時間やコストの削減だけでなく、安心安全なオフィス環境を作る基礎になるでしょう。