webassistプリンター機能を利用して印刷したりコピーするだけでなく、複合機にはいろいろな機能が搭載されています。
上手く機能を使いこなせば業務をより効率的にこなせるようになり、予算の削減にもつなげられます。
今回はこのような複合機に搭載されているさまざまな機能の一部を紹介します。どんな機能があれば業務がより効率的になるか、考えながら複合機を選んでみましょう。
ボタン1つでできるなど操作方法が簡単な機能も多いです。
目次
1.冊子を作りたい場合に便利な機能
複合機に搭載されている1セット2コピーは、分厚い印刷物をコピーするのにおすすめの便利機能です。以前は見開き本のコピーを行うと上下逆になったり、分厚い紙をコピーする際に影が出てしまうといったミスはつきものでした。
1セット2コピー機能ならば一度原稿を読み込ませるだけで左右半分ずつ順番に印刷できるため、ページごとに印刷することが可能です。また、枠消去という機能も一緒に利用すればセンターや周囲に出てしまう影もなくせるため、手際よく綺麗にコピーすることができます。
さらに、パンフレットや本を見開きのページごとに読み取る、ブック複製機能も存在します。完成したコピーを2つ折りすれば冊子のようになるのが特徴です。コピー作業が効率的に行えるだけでなく、読みやすい冊子になるので業務効率を向上させたい場合も便利な機能です。
原稿をとじているステープルをはずさなくても自動で傾きを補正し、見開きのページのスジやスキャン時の影も除去できるのが特徴です。インクの無駄も省けます。
中折りを自動的に行いたい場合はオプションが必要なことが多く、機種によってとじられる枚数に違いがあるので業務内容にあった最適なものを選びましょう。パンフレットのような見栄えのいい製本に仕上げたい場合は、このような機能がある複合機を検討してみることをおすすめします。
また、すでにコピーした用紙の空いた箇所に新しく読み込んだ原稿画像をプリントできる移動コピーという機能もあるんです。パソコンを使わなくても、グラフや写真などを合成できます。
この他、コピーした資料にパンチ穴を開けた後、とじしろに画像や文字がかかってしまうというミスを減らしたい場合は見てからコピー機能を活用しましょう。操作パネルで画像を読み込んだ後のイメージをチェックすることができるので、コピー時のミスを減らせます。
2.予算を削減したり効率的に業務を行いたい場合に便利な機能
ポスターを作りたいけれど、なるべく製作時の費用を減らしたいという場合におすすめのコピー・印刷機能がポスター印刷です。プリンタデータ1ページを拡大することによって複数枚に分割して印刷できるため、予算をかけずに大判ポスターを作れます。
業者にポスターを発注するためを予算を減らしたい場合におすすめの機能です。用紙の貼り付け時に連結する部分をなるべく綺麗に張り合わせるために重なる部分を作るオーバーラップ機能や、境界線のプリントができる機能もあるので使いこなせばより綺麗にポスターを仕上げれます。図やグラフといったデータも大判の資料で作成することで、見やすい実績表にすることも可能です。
これに対して保険証や免許証など小さいサイズのものを印刷したい場合に便利なのが、両面印刷です。カードの表と裏をスキャンして1枚の用紙にコピーすることができるため、手間を省けるだけでなく用紙の削減にもつなげられます。
また、印刷する用紙のサイズが混在している場合は、混載原稿対応機能があれば安心です。A4サイズの中にB5サイズなどいろいろな用紙サイズが混ざっている場合でも、複合機が自動でサイズを判別して読み取るのでまとめてコピーすることが可能です。ファックスで送信する場合も異なるサイズの用意を判別して送ってくれます。
この他、イメージ画像を事前に準備して複合機に取り込んでおくことで原稿と一緒に印字する、カスタムイメージ機能も複合機では利用できます。複合機の本体にプリンタードライバーからデータを登録しておくことで使えるようになる機能で、会社独自のロゴを原稿に入れたい場合に便利です。
予約中やプリント中に割り込んでコピーをとれる割り込み機能なども存在します。他の人が大量に印刷していてなかなか終わらないけれど急いでコピーをとりたい時などに、活用できます。
3.まとめ
今回紹介したように、複合機にはさまざまな便利機能が用意されています。ただ印刷やコピーに使うのではなく、目的によって機能を使いこなして見ましょう。業務を効率化できるだけでなく、より見やすく質が高い印刷物をつくることも可能です。
基本的な機能やあったら便利な機能など機種やメーカーによって備わっている機能は異なるので、業務内容にあったものを選ぶことが大切です。複合機を導入したい場合は購入やリース、レンタルなどの方法があります。