複合機のコピーやファックス以外のその他の便利機能とは

複合機のコピーやファックス以外のその他の便利機能とは

複合機にはコピー機能やファックス機能が搭載されているので、オフィスにとっては欠かせない存在となっています。

ただ複合機にはコピー機能やファックス機能以外にも様々な便利機能が搭載されており、うまく活用することでよりオフィスの業務を円滑に進めることができるようになるのです。中にはあまり使わない便利機能もあるので、意外と知られていないものも多いとされています。

そこで今回は、複合機に搭載されているコピー機能やファックス機能以外の便利機能を紹介します。

目次

1.クラウドサービス連携機能

複合機のクラウドサービス連携機能
複合機を接続しているパソコンはインターネット接続されているケースが多く、インターネット接続されていない場合でもオフィス内のパソコンおよび端末全体がクラウド機能によって情報共有されているというケースは珍しくありません。このような情報共有に関する機能を搭載している複合機も徐々に数を増やしており、様々なオフィスで注目を集めているのです。

このクラウド機能はインターネット上または独自に形成された仮想空間内にデータを保管する機能であり、同じクラウド機能を搭載しているパソコンなどから閲覧や情報入力ができるようになっています。複合機の場合はこのクラウド機能と連動することによって、保存されているデータの中から指定したものをスキャンして印刷することが可能です

また複合機にスキャンして保存したデータをパソコンなどの端末から見ることも可能なので、よりクラウド機能をうまく活用できる方法だとされています。ちなみにスキャンした情報を端末から操作することも可能ですし、操作した情報を再び印刷することもできるのでパソコン以外を利用してスムーズに印刷したり情報をクラウド機能内に保存できるところが便利だと言われるポイントです。

2.セキュリティ機能

複合機のセキュリティ機能
複合機を利用する上で最も注意しておきたいのが、セキュリティ面です。例えば重要な書類を印刷する際、パソコンなどの端末側で印刷指定してから複合機に向かっているとその間に第三者に情報を見られてしまうというリスクがあります。

このため従来の複合機であれば重要な書類を操作する際には離れられないケースが多かったのですが、このような面倒やリスクを解消してくれる便利機能が「セキュリティ機能」です。

このセキュリティ機能の特徴は、パソコンなどの端末で操作した印刷などを複合機側で最終的に操作しなければいけない点となっています。

これによって最終的な印刷は複合機からしか操作できないので、複合機から自動的に印刷された書類を第三者に見られるというリスクはありません。また一見二度手間のように思える操作ですが、誤操作を予防できるというメリットもあります。

またセキュリティ機能には単純にセキュリティ面を強化できるだけではなく、無駄な操作や使い方を抑制できるという効果もあります。そのため複合機の機能に制限をかけることができるので、うまく利用することで情報流出を予防したり業務に必要な機能のみを使えるようにすることが可能なのです。

3.スキャン機能やコピー機能に隠された便利機能

その他の複合機の便利機能としては、スキャン機能が挙げられます。

複合機には書類をデータ化してくれるスキャン機能が搭載されており、書類や情報を複合機内に取り込むことによって接続されているパソコンや端末内にデータ化された書類や情報を保存することが可能です。

これだけであれば普段オフィス内で利用されている機能として一般的なのですが、実は一度スキャンされたデータは複合機内に保存されているのでいつでも呼び出して印刷したり端末で閲覧できるようになっています。

さらに度重なる送受信は複合機そのものに負荷がかかってしまうため、自動的に内部に保存されているデータを圧縮してくれる機能も搭載されています。ほかにも複合機側からの操作でスキャンした書類や情報をワードやエクセルデータへの変換が可能なので、端末に戻って操作をし直す手間を省いてくれるところがメリットです。

このように基本機能として搭載されている機能にも意外と見落としがちな便利機能が搭載されているケースは多く、同じくコピー機能の中にもオプション設定を変更すれば利用できる様々な便利機能が搭載されています。特にフィニッシャーというオプションを使えば、ステープル留めやパンチ穴、予め折った状態での印刷も可能です

4.まとめ

複合機には基本機能として搭載されている機能はもちろん、その他の様々な便利機能が搭載されています。いずれもオフィスでの業務を円滑にしてくれる使い勝手のいいものですし、うまく活用することで普段の複合機利用にかかる手間を削減できます。

また基本機能として搭載されているものも、設定次第で新しい便利機能が利用できるところも複合機の魅力です。このため自社で導入している複合機の機能を改めて確認し、業務に活用することがおすすめとなっています。

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